Elektronik defter parçası ve beratların isimleri gelişigüzel belirlenemez. Aşağıda elektronik defter parçası ve beratların isimlendirme sistematiğini görebilirsiniz.
| Tip | İsim ve Uzantı | Açıklama |
| Kebir Defteri Parçası | 1234567890-201702-K-000000.zip | VKN-YılAy-Kebir İçin K Harfi-Sıra Numarası.Uzantı |
| Kebir Mükellef Beratı | 1234567890-201702-KB-000000.zip | VKN-YılAy-Kebir Beratı İçin KB Harfleri-Sıra Numarası.Uzantı |
| Kebir Gib Beratı | GIB-1234567890-201702-KB-000000.zip | Gelir İ. Baş Kısaltması-VKN-YılAy-Sıra Numarası.Uzantı |
| Yevmiye Defteri Parçası | 1234567890-201701-Y-000000.xml | VKN-YılAy-Yevmiye İçin Y Harfi-Sıra Numarası.Uzantı |
| Yevmiye Mükellef Beratı | 1234567890-201701-YB-000000.xml | VKN-YılAy-Yevmiye Beratı İçin YB Harfleri-Sıra Numarası.Uzantı |
| Yevmiye Gib Beratı | GIB-1234567890-201701-YB-000000.xml | Gelir İ. Baş Kısaltması-VKN-YılAy-Yevmiye Beratı İçin YB Harfleri-Sıra Numarası.Uzantı |
Elektronik defter parçası ve beratların uzantısı .xml olmak zorundadır. Ancak defter ve beratı üreten program tarafından defter parçası ve beratlar sıkıştırılmış olabilir. Bu durumda uzantının .zip olması beklenir. (1234567890-201701-YB-000000.xml veya 1234567890-201701-YB-000000.zip ) Sıkıştırılmış dosyalar açıldığında içinden xml uzantılı defter ve beratlar çıkmalıdır. Zip dosyalarının isimleri ile içerisinden çıkacak defter parçaları ve beratların isimleri aynı olmalıdır.
Elektronik defterler, kebir ve yevmiye defterinden oluşmaktadır. Kebir defter parçasının isminde sadece tire işareti ile ismin geri kalanından ayrılmış K harfi bulunurken yevmiye defter parçasında aynı şekilde Y harfi bulunmaktadır. (1234567890-201701-Y-000000.xml, 1234567890-201701-K-000000.xml)
Mükellef beratları defter parçalarındaki imza değeri üzerine kaydedilip mükellef tarafından ayrıca elektronik olarak imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığına sunulan xml uzantılı dosyalardır. Mükellef tarafından imza edilerek Başkanlığa sunulan bu beratlar Mükellef Beratı olarak anılmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı kendisine sunulan bu beratı ayrıca elektronik olarak imzalayarak mükellefe geri döndürmektedir. Mükellefe geri döndürülen bu berat ise GİB Beratı olarak adlandırılır.
Her bir defter parçası için mükellef tarafından bir adet mükellef beratı ve bir adet GİB beratı oluşturulmuş olması gerekmektedir. Beratlar hangi deftere ait olduklarını göstermek için o defterin harfini ve berat kelimesinin ilk harfini üzerinde barındırır. (1234567890-201701-YB-000000.xml, GIB-1234567890-201701-YB-000000.xml, 1234567890-201701-YB-000000.xml, GIB-1234567890-201701-KB-000000.xml) GİB beratını, mükellef beratından ayıran ilkinin başında yer alan GIB kısaltmasıdır. (Gib Beratı -> GIB-1234567890-201701-YB-000000.xml, Mükellef Beratı -> 1234567890-201701-YB-000000.xml)
Defterler zaman kritik elektronik belgelerdir. Bu konudaki ilk ayrım elektronik defter ve beratların ait olduğu yıldır. Defter ve berat isimleri hangi yıllara ait olduklarını isimlerinde göstermektedir. (1234567890-201701–Y–000000.xml) İkinci bir ayrım aylık dönemlerdir. Defter parçası ve beratlar ilgili oldukları yılın hangi ayına ait olduklarını isimlerinde barındırırlar. (1234567890-201701–Y–000000.xml)
Elektronik deftere ilişkin bir boyut sınırı getirilmiştir. Bir aydaki muhasebe kayıtları deftere döküldüğünde tek aydaki defter parçasının boyutu 200 MB’ı aşıyorsa, o ayın geri kalanı için yeni bir defter parçası oluşturulmalı ve kayıtların geri kalanı o parçada yer almalıdır. İkinci parçada 200 MB sınırına ulaşırsa üçüncü parça oluşturulması gerekmekte olup ilgili aydaki son kayda kadar bu boyut kontrolü ve bölme işlemi devam ettirilmektedir. Mükellefler defteri bölmek için 200 MB altında bir sınır da belirleyebilir.
Elbette bir ayda kaç defter parçası varsa o sayıda mükellef beratı ve GİB beratı da bulunmak zorundadır. Örneğin öteden beri faaliyetine devam eden ve ilgili yıldan önceki yıllarda elektronik deftere geçiş yapmış mükelleflerde istisnai bir durum yoksa en az 12 aylık defter parçaları ve bunların beratları bulunmak zorundadır.
Buna göre, öteden beri faaliyetine devam eden, ilgili yıldan önceki yıllarda elektronik deftere geçiş yapmış ve bölme boyutu olarak azami sınır olan 200 MB’ı tercih eden bir mükellefte;
ilgili yıl boyunca aylık defter kayıtlarının deftere işlenmiş boyutu 200 MB’ı hiç geçmemişse, (yani defter aylık dönemler dışında ayın kendi içinde ayrıca bölünmemişse) bu mükellefin bir yıl için, en az:
– 12 Kebir Defter Parçası,
– 12 Kebir Mükellef Beratı,
– 12 Kebir GİB Beratı,
– 12 Yevmiye Defter Parçası,
– 12 Yevmiye Mükellef Beratı,
– 12 Yevmiye GİB Beratı
sahibi olması gerekmektedir.
Bu sayı muhtemel bir inceleme yılı için ibrazı gereken asgari dosya sayıdır.
GİB beratları mükellef beratlarında yer alan önemli bilgilerin hemen hemen tamamını taşıdığından, ibrazı kabul edecek makam arzu ederse mükellef beratlarını talep etmeyebilir. Sadece denetsel amaçlarla ibraz edilen defter ve beratların tutanağa bağlanmadan alındığı durumlarda makul olan bu durum vergi incelemesi gibi kamu denetimlerinde tercih edilmemelidir.
Defter parçaları ilgili oldukları ay içerisinde bölünmezse o ay için tek parçadan oluşmalı ve üzerinde taşıdığı sıra numarası 000000 olmalıdır. (1234567890-201701–Y–000000.xml) Defter parçası ilgili aydaki (azami veya mükellef tarafından belirlenen)boyut sınırı dolayısıyla bölünürse sıra numarası 000001’den başlamak ve ardışık olarak artarak devam etmek zorundadır. (1234567890-201701–Y–000001.xml, 1234567890-201701–Y–000002.xml, 1234567890-201701–Y–000003.xml) Sıra numarasına ilişkin tüm açıklamalar boyut sınırı olmayan ve defter parçasının sayısına bağlı olarak üretilen beratlar için de geçerlidir.
