Muhtemel bir inceleme sürecinde mükellefin hukukunu koruyan iki önemli tutanak var. Bunlardan birisi incelemeye başlama tutanağı, diğeriyse defter belge teslim tutanağı. İlki mükellefin incelemenin konusundan, gerekçesinden, başlama tarihinden haberdar olduğunu kayıtlayan bir tutanak. Bildiğiniz üzere incelemelerin bitirilmesi gereken bir süre var. İkincisi ise kısaca incelemede mükellef tarafından ibraz edilen defter ve belgeleri, sayılarını, niteliklerini kayıt altına alan bir diğer tutanağımız.
Elektronik defter ve belgenin gelişinden önce sıklıkla kullanılan defter ve belge teslim tutanağının artık atlanabildiğini görüyoruz. Bunun belli başlı birkaç sebebi var. Birincisi artık defter ve belgenin oldukça mobil olması dolayısıyla el değiştirmesinin kolaylaşması üstüne çeşni olarak pandemi. İnsanlar bir araya gelmeden defter ve belgeler ibraz edilebildiğine göre tutanak için gerekli ortam doğmayabiliyor. Oysa tutanak hem ibraz edenin hem de alanın hukukunu koruyor.
İkincisi ise elektronik dokümanların tutanak altına alınmasının eskiden beri kafa karıştırıcı bir süreç olması. Getirilen belgelerin tutanakta kayıtlanması için bu belgeleri taşıyan cihazlara atıf yapıldığını, CD’ye DVD’ye imza attırıldığını, dokümanların boyutlarından ve isimlerinden bahsedilerek tutanakta refere edildiklerini gördük. Eğer bu belgeler üzerinden bir iddia ortaya sürülecekse veya belgelerin ibraz edilmesi, vergi incelemesinde olduğu gibi, hukuken belli sonuçlara bağlanmışsa bize göre bu yöntemler doğru değil.
İlişkinin tarafları müvekkil –vekil, inceleme elemanı – mükellef, müşavir – mükellef veya her kim olursa olsun elektronik dokümanların alındığının, alınan elektronik dokümanların ibraz edene ait olduğunun kanıtlanmasının ve bu dokümanların aslının değiştirilmediğinin önem arz ettiği bir noktada çok daha farklı bir yaklaşım gerekli. Bizim önerimiz kısmen elektronik defter ve belgenin var olmasını mümkün kılan teknolojilere dayanıyor. Bunlardan en önemlilerinden birisi özet algoritmaları.
Yüz yüze tutanak alınacaksa, ibraz edilen elektronik defter ve belgelerin özetleme algoritmaları ile özetinin alınması ve bu benzersiz özet değerlere tutanakta yer verilerek tutanağın imza edilmesi bize göre en makul yaklaşım. Yüz yüze tutanak alınmayacaksa ıslak imzanın yerini elektronik imza alabilir.(Uzaktan İbraz) Sonuçta özet değerler, istisnaları olsa da, elektronik dokümanların parmak izi olarak ifade edilebilecek benzersiz değerler.
İnceleme tarafında bu ıslak imzalı metodolojiyi hayata geçiren bir programa şu an için sahibiz. Bununla beraber piyasada elektronik dokümanların özet değerlerini çıkarabilen ücretsiz programlar da mevcut. Bunları kullanarak özet değerleri alıp tutanağa ek yapabilirsiniz. Yahut benim tarafımdan yazılan ve indirme linkini yazının sonunda bulacağınız HashChecker programını da kullanabilirsiniz. Böylece tutanağı da otomatik olarak düzenlemiş olursunuz. Öğretici videoda tüm süreci detaylarıyla anlattığımdan bu konunun üzerinde daha fazla durmayabiliriz.
İşiniz gereği, belgelerin alındığını ve alınan belgelerin tutanakta ifade edilen elektronik belgeler olduğunu ispat etmek durumundaysanız sizlere Justitia HaschChecker Programını kullanmanızı öneriyoruz.
