Justitia HashChecker Programı İle Elektronik Defter Ön Kontrolleri

Elektronik defter ve berat parçalarının şekli olarak nasıl oluşturulması gerektiği konusunda ayrıntılı bilgiye sahip değilseniz öncelik olarak bu yazımızı okumanızı tavsiye ediyoruz. Bir hatırlatma olarak aşağıdaki kontrollerin şubeli defterler için bir bütün gerçekleştirilmesi mümkün değildir. Şimdi elektronik defter ve belgelerde neleri kontrol edebileceğimize bir bakalım.

Varlık – Yokluk Kontrolü

Elektronik defter parçaları, bu parçalara ait mükellef ve GİB beratları ile bir bütündür ve ancak bunların birleşimi elektronik defteri oluşturur. Tek başlarına beratların ibrazı bir anlam ifade etmeyeceği gibi defterlerin de tek başına ibraz edilmesi anlamlı değildir. Yani sadece defter parçalarının ibraz edilmesi suretiyle ibraz yükümlülüğü yerine getirilmiş olmayacaktır.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde yevmiye defter ve beratlarında bir problem bulunmazken kebir defter ve beratlarında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

Kebir defterinin ibrazının bu şekilde kabul edilmesi mümkün değildir. Beşinci aydaki defter parçası ibraz edilmemiştir. Sekizinci ayın mükellef beratının olmaması aynı ayın GİB beratının olması nedeniyle resmi bir denetim yoksa ibraza engel teşkil etmeyebilir. Buna karşın üçüncü ve yedinci ayların GİB beratları olmadan ibrazın kabul edilmesi mümkün değildir. Mükellef mutlaka beşinci ayın defter parçası ile üçüncü ve yedinci ayların GİB beratlarını ibraz etmelidir.

Paralel Uygulama Kontrolü

Parelel Uygulamadan kasıt, Kebir ve Yevmiye Defteri oluşturulurken aynı politikaların takip edilmiş olmasıdır.  Elektronik defter tutulmasında belirlenen periyodlar yıllık ve aylıktır. Buna karşın bir ay içerisinde atılan kayıtlar dolayısıyla elektronik defter parçasının boyutunun 200 MB’a ulaşması durumunda defterin parçalara bölünmesi gerekir. 200 MB azami bir sınır olup mükellefler daha küçük boyutlarda defter parçaları oluşturabilirler. Muhasebe programları genel olarak yevmiye ve kebir defterlerinde paralel defter parçası oluşturmayı ve defter türü başına aynı sayıda defter parçası ve berat sahibi olmayı tercih etmektedir. Örneğin Ocak ayının defterlerinde yevmiye iki veya daha fazla parçaya bölünmüşken defter-i kebirin tek parça olması makul bir durum değildir. Benzer şekilde Ocak ayında hem yevmiye hem kebir parçalara bölünmüşken birinin 8 diğerinin 10 parça olması teknik olarak tutarlı sayılmaz.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde yevmiye ve kebir elektronik defter parçalarında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

Mükellefin defterleri Şubat ve Nisan aylarında birden fazla parçaya bölünmüş görünmektedir. Şubat ayında kebir tek parça iken yevmiyenin 3 parçaya ayrılması makul değildir. Nisan ayında kebir 4 parça yevmiye 3 parçaya ayrılmış olup parça sayısı istikrarlı bir görünüm sergilememektedir. Haliyle bu defter parçalarına ilişkin beratlarda aynı görünümü sergileyecektir. Defterin istikrarsız bir şekilde bölünmesi ilgili dönemlerdeki veri kayıplarına ve yanlış uygulamalara işaret edebilir. İbraz eden taraf da ibrazı kabul eden taraf da defterlerin bu durumunun gerekçesini izah etmekle mükelleftir.

Sıralı Parça Kontrolü

Elektronik defterde (şubeli defter haricinde) defter parçasının dosya isminin uzantıdan önceki 6 hanesi defter parça numarasıdır. Eğer ilgili ayda tek bir defter parçası olacak ve defter bölünmeyecekse defter parçasının sıra numarası kısmına 000000 yazılmalıdır. Ancak ilgili ayda defter bölünürse parça numarası 000001’den başlayarak ilgili ayda sonra gelen defter parçalarında ardışık olarak ilerlemek zorundadır.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde yevmiye ve kebir elektronik defter parçalarında Mayıs ve Ekim aylarında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

Bu örnekte diğer aylardaki defter parçalarında sorun olmadığı kabul edilmiştir. Buna karşın, Mayıs ayında 000003 sıra numaralı defter parçaları bulunmadığından ve Ekim ayında 000000 sıra numaralı defter parçaları ile 000001 ve üzeri numaralı defter parçaları bir arada bulunduğundan, ilgili aylardaki defterler sıralı parça kontrolünden geçemeyecektir. Bu durumun sebebinin araştırılması gerekir.

Veri Boyutu Kontrolü

Elektronik defter xml uzantılı elektronik dosyalardan oluşmaktadır. Bunanla beraber XML bir işaretleme dili olduğundun işaretlemeyi sağlayan XML elemanlarının kendilerinin işaretlediği veriden ayrı bir boyutu vardır. Bir defter parçası içerisinde, hiç muhasebe kaydı olmasa bile, defteri tutan kişinin ismi gibi muhasebe kayıtlarından farklı çeşitli bilgiler barındırmaktadır. Dolayısıyla defter parçasının 200 MB gibi azami bir boyut sınırı olduğu kadar programların iş mantığına göre az da olsa değişmek üzere asgari bir boyut sınırı bulunmaktadır. Bu sınır Elektronik Defter Ön Kontrollerinde deneyim ve gözleme dayanarak oluşturulabilir. Tek muhasebe kaydı bulunana veya hiç muhasebe kaydı bulunmayan defter parçasının normal ve sıkıştırılmış boyutundan yola çıkılabilir. Veri Boyutu Kontrolü veri kaybını işaret edecek şekilde küçük boyutlara sahip defter parçası ve beratlar ile belirlenen 200 MB sınırını aşan defter parçaları için uygulanmalıdır. Veri kaybı olmasa bile çok büyük boyutlara sahip dosyaların makine tarafından okunabilirliği zorlaşmaktadır.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde yevmiye defter parçalarında Ocak ayında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

Ocak ayının defterinin 4 parçaya bölündüğü görülmektedir. İlk iki ayın defter parçasının birbirine yaklaşık boyutu mükellefin bir tercihi olarak defterin yaklaşık 40 MB’lık parçalara bölündüğünü göstermektedir. Son parçanın boyutu zaten bölme sınırının altında olmak zorundadır. Buna karşın üçüncü parçanın 3 KB’lık boyutu ilgili dosyada ciddi bir veri kaybı oluştuğuna işaret etmektedir. Böyle dosyalar hayalet defter parçası olarak nitelendirilebilir. Dosya ismi, sıralaması ve hatta kebir defteri ile paralelliği olsa bile içerisinde makul bir defter verisi barındırması teknik olarak mümkün değildir.

İstikrarlı Bölme Kontrolü

Mükellefler 200MB altında defteri bölmek isterlerse takip eden aylarda bu sınıra sadık kalmaları beklenir. Bu kaideye ilişkin olarak bir boşluk olduğunu belirtelim. Mükellefin bölme boyutu tercihi, birden fazla parçaya ayrılmış ilk ayın ilk parçasından tespit edilebilir.  Birden fazla parçaya bölünmüş diğer aylardaki son defter parçası doğal olarak bu tercihli boyutun altında kalmakla beraber diğer parçaların bölme boyutuna oldukça yakın büyüklükte olması gerekir. Çeşitli aylardaki defteri birden fazla parçaya bölünmüş mükelleflerde, ilgili aylardaki son parça hariç sıralı defter parçalarında büyük boyut dalgalanmaları olmaması aranmalıdır.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde kebir defter parçalarında Haziran ayında aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşılmıştır.

Mükellefin Haziran ayıdaki kebir defteri birden fazla parçaya bölünmüş olup ilgili aydaki genel trend üzerinden bölme sınırının yaklaşık 85 MB olduğu anlaşılmaktadır. Üçüncü aydaki defter parçasının 30MB boyuta sahip olması defter parçası boyutlarında ciddi bir dalgalanma yaratmakla beraber ilgili ayda bir tutarsızlık olabileceğine işaret etmektedir.

Yanlış İsimlendirme Kontrolü

Defter parçaları ve berat isimlerinin kendine özgü kurallı bir yapısı bulunmaktadır. Defter ve beratlar üzerinden işlem yapan tüm programlar bu dosyaları bulurken bu belirli isim yapısı üzerinden yola çıkmaktadır. Zip veya xml uzantılı olmakla beraber bazı defter parçaları ve beratlar mükellefler tarafından yanlış isimlendirilmiş olabilir. Bu durumda defter üzerinde işlem yapan programlar defter parçası veya beratları göremeyebilir veya çeşitli hatalar üretebilir.

Örnek: A mükellefi 2017 yılına ilişkin olarak kendisinden ibrazı istenen elektronik defterleri bir taşınabilir disk üzerinden ibraz etmiştir. İbraz edilen dosyalar incelendiğinde aşağıdaki gibi dosya isimlerinin bulunduğu bir tabloyla karşılaşılmıştır.

İlk dosyada VKN ve yılı ayıran kısa çizgi bulunmamaktadır. İkinci dosyada sıra numarası 7 hanelidir. Üçüncü dosyada VKN yarımdır. Dördüncü dosyada bu sefer sıra numarası sıfırlar olmaksızın eksik yazılmıştır. Son dosyada GIB kısaltması kısa çizgi olmadan VKN’ye bitişik yazılmıştır. Bu isimlendirme hatalarının hepsi elektronik defter ve beratı işleyecek programlarda hata oluşmasına neden olacaktır.

Justitia HashChecker Programı

Büyük ölçekli mükelleflerin yüzlerce ve hatta binlerce defter parçası ve bunlara ilişkin oluşturduğu beratları olabilir. Defterler elektronik olarak oluşturup imza edilip beratlar alındıktan sonra yapılacak en önemli iş bu defter parçası ve beratların düzgün bir şekilde muhafaza edilmesidir. Buna karşın bir önceki bölümde ifade edilen teknik veya fiziki hataların meydana gelip gelmediğini anlamak çok sayıda dosya olduğu durumda kolay bir iş sayılmaz. Dosya sayısı az olsa dahi mükelleflerin önemli bir kısmı teknik bilgilerinin yetesiz olmasından dolayı bu hataları doğru yorumlayabilecek niteliklere sahip değildir. Biz bu noktada mali alanda çalışan kişilere ve orta ila büyük ölçekli firmalarımıza Justitia HashChecker programını kullanarak program içerisinde yer alan ön kontrolleri çalıştırmasını tavsiye ediyoruz. Program gerçekleştirdiği kontrollerin ardından word formatında otomatik bir rapor üreterek bulduğu hataları ve kontrol sonuçlarını herkesin anlayabileceği bir dilde kullanıcı ile paylaşmaktadır.