E-defteri Excel’e aktarma işlemini Justitia Viewer programı ile gerçekleştirebilirsiniz. Viewer ücretsiz bir programdır. Programı bu yazının sonunda verilen bağlantı üzerinden indirebilirsiniz. E-defteri Excel’e aktarma işlemi hakkında daha fazla bilgi almak için bu yazıyı okumanızı tavsiye ederiz.
E-defteri Excel’e Aktarma İşlemi İçin Neden Justitia Viewer Tercih Edilmeli
Justitia Viewer bir masaüstü programıdır. Bu sebeple programın indirilip kurulması gerekmektedir. E-defterlerin Excel’e aktarılmasında çevrimiçi bir hizmet tercih edilmemiştir. Bunun başlıca iki sebebi bulunmaktadır: kaynak tasarrufu ve veri güvenliği. E-defterlerin çevrimiçi olarak bir internet sitesine yüklenmesi mükelleflerin mali verilerin bir başkası ile paylaşılması demektir. Mali alanda çalışanların bu konudaki hassasiyeti dikkate alınarak masaüstü bir program kodlanmıştır. Ayrıca hacimli e-defterlerin kullanıcıların kendi bilgisayarlarında excel’e aktarılması kaynak tasarrufu sağlamaktadır. Viewer e-defterleri aktarırken kullanıcıların bilgisayar kaynaklarından yararlanmakta ve sunucu gerektiren hiçbir işlem yürütmemektedir.
Justitia Viewer ile E-defteri Excel’e Aktarma
E-defter parçalarını Excel’e aktarmak için öncelikle bu parçaları Zip dosyasından çıkarın. Zip bir arşiv formatıdır ve e-defter parçaları Winzip benzeri programlarla arşivlenirler. Bu yüzden e-defter parçaları genelikle mükellef ve entegratörlerin sistemlerinde .zip uzantısı ile depolanmaktadır. Zipten çıkarılan e-defter parçaları .xml uzantısına sahiptirler. Birden fazla XML formatlı e-defter parçasını Excel’e aktarabilirsiniz. Ayrıca, aktarımda parça yönünden bir sınır bulunmamaktadır. Aksine, olabildiğince çok sayıda ve birden fazla mükellef için kullanılabilir olması öngörülmüştür. Aktarım işlemi için aşağıdaki adımları takip etmelisiniz.
1- Üst Menüden “Dönüştür” Menü Elemanı Seçin
Programda yer alan üst menüden “Dönüştür” menü elemanının üzerine gelin. Bu elemanın altında beliren “E-defter” seçeneğine tıklayın.
2- E-Defter Aktarım Sihirbazından Yararlanın
Açılan E-defter aktarım sihirbazı e-defter parçalarını tek tek veya bulundukları klasör itibariyle klasor belirleyerek topluca seçme imkanı tanır. Aktarmak istediğiniz e-defter parçalarını bu ekrandaki aktarım listesine dahil etmelisiniz.
3- E-Defter Parçalarını Aktarım Listesine Ekleyin
Aktarım listesine eklenen XML formatlı e-defter parçaları bir sonraki ekranda filtrelenecektir. Bu ekranda sadece .xml uzantısına sahip dosyalar seçilebilmektedir. Aşağıda tek tek belge seçme örneklendirilmiştir.
4- Seçtiğiniz E-defter Parçaları Aktarım Listesine Eklenir
Seçilen e-defter parçaları aktarım listesinde yer alır. Sihirbazdan ileri tuşuna basarak defter filtreleri ekranına geçin.
5- E-Defter Filtrelerini Kullanın
E-defter filtreleri ekranı seçilen e-defter parçalarını mükellef vkn’si, defter türü, yılı ve ayı itibariyle bir özet olarak verir. Justitia Viewer ile birden fazla mükellefin birden fazla türde defterini aynı anda aktarabilirsiniz. Dahası, program mükellefler, defter türleri ve yıllar itibariyle defterleri ayıracak akıllı dönüştürme yeteneğine sahiptir. Ayrıca, fitre ekranı kullanılarak bir mükellefin, defter türünün, yılın veya ayın defter parçası aktarımdan hariç tutulabilir veya aktarıma dahil tutulabilir. Dikkat edilirse örneğimizde 2021 yılının Ocak ayına ait 10 adet defter parçası üzerinde aktarım ilerlemektedir. Bu yüzden filtrede ay bölmesinde sadece Ocak ayı özetlenmiştir.
6- Dönüştürme Sekmeleri Arasında Tercih Yapın
Justitia Viewer e-defteri Excel, CSV ve kende içsel formatı olmak birden fazla formata dönüştürebilmektedir. Bu ekranda her bir formata ilişkin o formata özgü ayarlar yer alır. Excel aktarımları için bu ekranda üst menüden “Excel Sekmesi” seçilmelidir.
6- Excel Aktarım Seçeneklerini Değerlendirin
Bu sekmede yer alan Excel aktarma seçeneklerinin önemli bir kısmı şu an aktif değildir. Merak eden kullanıcılarımız için seçenekler işlevini açıklayan isimlere sahiptir. Buna rağmen, seçenekler programda devreye alındığında mahiyetleri ayrıca bu sayfada açıklanacaktır. Örneğin “Kolon Başlıkları” seçeneği kolon başlıklarının excel dosyasına aktarımını yönelik bir ayardır. Bu ekranda “Konum Seç” tuşuna tıklayarak excel dosyalarının kaydedileceği konumu belirleyin.
7- Excel Dosyaları İçin Bir Konum Seçin
Konum Seç tuşuna tıklandığı zaman bir klasör seçme penceresi açılarak Excel’e aktarılan e-defterleri hangi klasöre kaydetmek istediğiniz size sorulacaktır. Böylece, aktarma sonucu oluşan Excel dosyaları bu konuma kaydedilecektir. Bu örnekte “Masaüstü” konumu örnek konum olarak seçilmiştir. Oluşturulacak excel dosyalarının isimleri mükellef vkn – defter tür baş harfi – yıl – benzersiz numara sistematiği kullanılarak program tarafından otomatik olarak atanır.
8- Aktarım Ekranında E-defter Parçalarının Aktarılmasını Bekleyin
Aktarım ekranı aktarım sürecinde hangi defter parçalarının aktarıldığını ve ilerlemeyi gösteren bir ekrandır. Yani, aktarma tamamlandığında bu ekranın görevi de bitmektedir. İlerlemeye yönelik olarak bu ekrandan bilgi edinebilirsiniz. Aşağıda 10 adet e-defter parçasının aktarımını tamamlayan ve sonuç olarak 1234567890-2021-K-202302130538328492.xlsx adında bir Excel dosyasını oluşturan bir aktarım süreci örneklendirilmiştir.
9- Dönüştürülen Dosyalara Erişin
E-defterin Excel’e dönüştürülmesi neticesinde bir excel dosyası oluşturulmaktadır. Her bir mükellefin her bir defter türünün her bir yılı için ayrı ayrı excel dosyaları oluşturulur. Fakat, bilindiği üzere Excel’e veriye ilişkin bir takım kapasite sınırları vardır. Bir dönüşümde aktarılan satırlar Excel satır sınırını aşarsa aynı mükellefin, aynı defterinin aynı yılı için birden fazla excel dosyası oluşturulmaktadır. Aşağıdaki örnekte satır sayısı bu sınırı geçmediğinden program tek bir excel dosyası oluşturmuştur.
Justitia Viewer programı Justitia Projesinin bir parçasıdır. Proje hakkındaki bilgilere buradan erişebilirsiniz.
Justitia Viewer programının son sürümünü indirme sayfamızdan indirebilirsiniz. Hazır gitmişken diğer programlara da göz atmayı ihmal etmeyin.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayına sunulan E-fatura Görüntüleyici programa buradan erişebilirsiniz.
