E-defteri CSV’ye aktarma işlemini Justitia Viewer programı ile gerçekleştirebilirsiniz. Viewer ücretsiz bir programdır. Programı bu yazının sonunda verilen bağlantı üzerinden indirebilirsiniz. E-defteri CSV’ye aktarma işlemi hakkında daha fazla bilgi almak için bu yazıyı okumanızı tavsiye ederiz.
E-defteri CSV’ye Aktarma İşlemi İçin Neden Justitia Viewer Tercih Edilmeli
Justitia Viewer bir masaüstü programıdır. Bu sebeple programın indirilip kurulması gerekmektedir. E-defterlerin CSV’ye aktarılmasında çevrimiçi bir hizmet tercih edilmemiştir. Bunun başlıca iki sebebi bulunmaktadır: kaynak tasarrufu ve veri güvenliği. E-defterlerin çevrimiçi olarak bir internet sitesine yüklenmesi mükelleflerin mali verilerin bir başkası ile paylaşılması demektir. Mali alanda çalışanların bu konudaki hassasiyeti dikkate alınarak masaüstü bir program kodlanmıştır. Ayrıca hacimli e-defterlerin kullanıcıların kendi bilgisayarlarında CSV’ye aktarılması kaynak tasarrufu sağlamaktadır. Viewer e-defterleri aktarırken kullanıcıların bilgisayar kaynaklarından yararlanmakta ve sunucu gerektiren hiçbir işlem yürütmemektedir.
Neden CSV Formatı Tercih Edilmelidir
CSV (Comma Separated Values) virgülle ayrılmış değerler anlamına gelmektedir. Verilerin makine için işaretlenmesinin başkaca bir yoludur. XML kadar güçlü doğrulama ve sınama kontrollerine sahip değildir. Bununla beraber, CSV dosya boyutu bakımından XML’den daha hafif bir formattır. Ayrıca Excel formatında olan satır sınırı kısıtlaması CSV formatında geçerli değildir. Bu yüzden rahatlıkla hacimli CSV dosyaları oluşturulabilir.
Justitia Viewer ile oluşturduğunuz CSV dosyalarını VEDAS gibi denetim programına, analiz programlarına, veritabanlarına, veri ambalarlarına e-defteri aktarırken kullanabilirsiniz.
Justitia Viewer ile E-defteri CSV’ye Aktarma
E-defter parçalarını Excel’e aktarmak için öncelikle bu parçaları Zip dosyasından çıkarın. Zip bir arşiv formatıdır ve e-defter parçaları Winzip benzeri programlarla arşivlenirler. Bu yüzden e-defter parçaları genelikle mükellef ve entegratörlerin sistemlerinde .zip uzantısı ile depolanmaktadır. Zipten çıkarılan e-defter parçaları .xml uzantısına sahiptirler. Birden fazla XML formatlı e-defter parçasını Excel’e aktarabilirsiniz. Ayrıca, aktarımda parça yönünden bir sınır bulunmamaktadır. Aksine, olabildiğince çok sayıda ve birden fazla mükellef için kullanılabilir olması öngörülmüştür. Aktarım işlemi için aşağıdaki adımları takip etmelisiniz.
1- Üst Menüden “Dönüştür” Menü Elemanı Seçin
Programda yer alan üst menüden “Dönüştür” menü elemanının üzerine gelin. Bu elemanın altında beliren “E-defter” seçeneğine tıklayın.
2- E-Defter Aktarım Sihirbazından Yararlanın
Açılan E-defter aktarım sihirbazı e-defter parçalarını tek tek veya bulundukları klasör itibariyle klasor belirleyerek topluca seçme imkanı tanır. Aktarmak istediğiniz e-defter parçalarını bu ekrandaki aktarım listesine dahil etmelisiniz.
3- E-Defter Parçalarını Aktarım Listesine Ekleyin
Aktarım listesine eklenen XML formatlı e-defter parçaları bir sonraki ekranda filtrelenecektir. Bu ekranda sadece .xml uzantısına sahip dosyalar seçilebilmektedir. Aşağıda tek tek belge seçme örneklendirilmiştir.
4- Seçtiğiniz E-defter Parçaları Aktarım Listesine Eklenir
Seçilen e-defter parçaları aktarım listesinde yer alır. Sihirbazdan ileri tuşuna basarak defter filtreleri ekranına geçin.
5- E-Defter Filtrelerini Kullanın
E-defter filtreleri ekranı seçilen e-defter parçalarını mükellef vkn’si, defter türü, yılı ve ayı itibariyle bir özet olarak verir. Justitia Viewer ile birden fazla mükellefin birden fazla türde defterini aynı anda aktarabilirsiniz. Dahası, program mükellefler, defter türleri ve yıllar itibariyle defterleri ayıracak akıllı dönüştürme yeteneğine sahiptir. Ayrıca, fitre ekranı kullanılarak bir mükellefin, defter türünün, yılın veya ayın defter parçası aktarımdan hariç tutulabilir veya aktarıma dahil tutulabilir. Dikkat edilirse örneğimizde 2021 yılının Ocak ayına ait 10 adet defter parçası üzerinde aktarım ilerlemektedir. Bu yüzden filtrede ay bölmesinde sadece Ocak ayı özetlenmiştir.
6- Dönüştürme Sekmeleri Arasında Tercih Yapın
Justitia Viewer e-defteri Excel, CSV ve kende içsel formatı olmak birden fazla formata dönüştürebilmektedir. Bu ekranda her bir formata ilişkin o formata özgü ayarlar yer alır. CSV aktarımları için bu ekranda üst menüden “CSV Sekmesi” seçilmelidir.
6- CSV Aktarım Seçeneklerini Değerlendirin
Bu sekmede yer alan CSV aktarma seçeneklerinin önemli bir kısmı şu an aktiftir. Seçenekler işlevini açıklayan isimlere sahiptir. Buna rağmen, seçeneklerin mahiyetleri ayrıca bu sayfada açıklanmıştır.
Kolon Başlıkları: Bu alandan veride yer alan kolon başlıklarının CSV veride ilk satırda yer alıp almayacağını belirlenir. Başlıklara yer vermek istemeyeceğiniz aktarımlar olabilir.
Kolon Ayracı: Verilerin hangi ayraç ile ayrılacağını gösterir. Bu alanda kendi ayracınızı da belirleyebilirsiniz.
Kolon Sınırlayıcı ve Kaçış Karakteri: CSV veri formatına özgü iki önemli ayardır. Kolonların hangi karakterle sınırlayacağını ve veride sınırlayıcı karakter varsa nasıl kaçılması gerektiğini belirler.
Karakter Kodlaması: CSV verinin karakter kodlamasıdır.
Dosya Bölme: Belirlenen satır sayısında CSV dosyasının bölünüp kalanın yeni dosya veya dosyalarla devam etmesini sağlar.
Çeşitli Ayarlar: Kısmen aktiftir. Veride kolonun başı ve sonundaki boş alanları siler.
CSV formatı ile ilgili temel bilgilere sahip değilseniz bu ekrandaki temel ayarları kullanmanız daha yerinde olacaktır. Yine de farklı seçimler yaparak sonuçları karşılaştırma imkanına her zaman sahipsiniz. Son olarak, bu ekranda “Konum Seç” tuşuna tıklayarak CSV dosyalarının kaydedileceği konumu belirlemelisiniz.
7- CSV Dosyaları İçin Bir Konum Seçin
Konum Seç tuşuna tıklandığı zaman bir klasör seçme penceresi açılarak CSV’ye aktarılan e-defterleri hangi klasöre kaydetmek istediğiniz size sorulacaktır. Böylece, aktarma sonucu oluşan CSV dosyaları bu konuma kaydedilecektir. Bu örnekte “Masaüstü” konumu örnek konum olarak seçilmiştir. Oluşturulacak CSV dosyalarının isimleri mükellef vkn – defter tür baş harfi – yıl – benzersiz numara sistematiği kullanılarak program tarafından otomatik olarak atanır.
8- Aktarım Ekranında E-defter Parçalarının Aktarılmasını Bekleyin
Aktarım ekranı aktarım sürecinde hangi defter parçalarının aktarıldığını ve ilerlemeyi gösteren bir ekrandır. Yani, aktarma tamamlandığında bu ekranın görevi de bitmektedir. Anlaşılabileceği üzere, ilerlemeye yönelik olarak bu ekrandan bilgi edinebilirsiniz. Aşağıda 10 adet e-defter parçasının aktarımını tamamlayan ve sonuç olarak 1234567890-2021-K-202302130538328492.csv adında bir CSV dosyasını oluşturan bir aktarım süreci örneklendirilmiştir.
9- Dönüştürülen Dosyalara Erişin
E-defterleri CSV’ye aktarma neticesinde bir CSV dosyası oluşturulmaktadır. Her bir mükellefin her bir defter türünün her bir yılı için ayrı ayrı CSV dosyaları olur. Daha önce de belirtildiği üzere CSV’ye veri aktarımında bir kapasite sınırı yoktur. Ancak CSV dosyaların bölünmesi için bir önceki ekranda sınır belirleyebilirsiniz. Bir dönüşümde aktarılan satırlar bu satır sınırını aşarsa aynı mükellefin, aynı defterinin aynı yılı için birden fazla CSV dosyası oluşturulmaktadır. Aşağıdaki örnekte sınır belirlenmediğinden program tek bir CSV dosyası oluşturmuştur.
Justitia Viewer programı Justitia Projesinin bir parçasıdır. Proje hakkındaki bilgilere buradan erişebilirsiniz.
Justitia Viewer programının son sürümünü indirme sayfamızdan indirebilirsiniz. Hazır gitmişken diğer programlara da göz atmayı ihmal etmeyin.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayına sunulan E-fatura Görüntüleyici programa buradan erişebilirsiniz.
